定款は、組合自体で勝手に変更して施行してはいけません。必ず変更の認可を行政庁で受けてから施行することとなります。定款変更は、大別して(1)一般的事項の変更 (2)事業計画、または収支予算に係る変更 (3)出資1口の金額の減少に係る変更に分けることができます。
なお、申請期限は定まっていませんが、変更が認可されてから登記を要するものは、登記が完了して初めてその効力が発生することから考えて、変更を決議した総会または総代会の日から、少なくとも2週間以内に申請すべきでしょう。
- 申請期限
定めはありませんが、総会終了後２週間以内には行いたいものです。 - 添付書類
変更内容により異なりますが、以下の書類は必要です。- 変更理由書
- 変更しようとする箇所を記載した書面
- 定款の変更を議決した総会または総代会の議事録またはその謄本
(1)一般的事項の変更
「添付書類は、1.変更理由書、2.変更しようとする箇所を記載した書面および3.総会または総代会の議事録（謄本でもよい）です。変更しようとする箇所を記載した書面というのは、変更条文の新旧対照表を作成すればいいです。変更理由書は、具体的に変更する理由を記載します。
(2)事業計画、収支予算に係る変更
(1)の添付書類の他に次の書類を追加しなければなりません。すなわち、協同組合にあっては、定款変更後の事業計画書と収支予算書。協業組合にあっては、変更後の協業計画書、組合員の事業の全部または一部協業をする旨を記載した書面、収支予算書。商工組合であって共同経済事業を行っている場合にあっては、変更後の事業計画書、収支予算書。
(3)出資1口の金額の減少に係る変更
(1)の添付書類に次の書類を追加することが必要です。財産目録、貸借対照表、債権者に対して公告および催告をしたことを証する書面ならびに異議を述べた債権者があったときは弁済、担保の提供または財産の信託をしたことを証する書面。
定款変更上の留意点
- 定款変更認可申請書および添付書類は横書きのＡ4版にして、一括「袋とじ」し申請者である代表理事の割印を押すようにします。
- 役員定数の変更＝記載方法に注意
役員の定数は確定数にするのが望ましいですが、やむをえず役員の定数に幅をもたせる場合は、次の点に留意します。- 役員の定数は単に「何人以上」又は、「何人以内」と記載しないこと。
- 定数の上限と下限の差が１名のときは「何人又は何人」と記載すること。
- 定款変更の総会での議決は特別議決となるので過半数出席、3分の2以上の同意が必要です。
- 用紙の大きさについて
様式用紙の大きさは日本工業規格Ａ4版。
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